Wat is een Training Agreement? — het essentiële document voor je stage in Spanje.

De inhoud van een Training Agreement is gestandaardiseerd binnen alle Erasmus+-mobiliteitsprogramma's en volgt nauwgezet het model van de Europese Commissie. Bij niet-Erasmus universitaire stages is de structuur vergelijkbaar, maar het formaat verschilt per instelling. In alle gevallen moet het document ondubbelzinnig de student, de gastorganisatie, de begeleidende instelling en het specifieke educatieve doel van de plaatsing benoemen — een vage takenlijst of ontbrekende datums zijn de meest voorkomende redenen waarom instellingen een ingediende overeenkomst afwijzen.

Voor Erasmus+-deelnemers is het Learning Agreement een niet-onderhandelbare programmavereiste: zonder dit document wordt de Erasmus+-beurs niet uitbetaald en wordt de mobiliteit niet als geldig beschouwd. Maar de vereiste reikt veel verder dan Erasmus+. De meeste universiteiten in Europa stellen een Training Agreement als voorwaarde voor het toekennen van ECTS-punten voor stageperiodes, en Spaanse consulaten vragen doorgaans om de ondertekende overeenkomst als onderdeel van de documentatie voor het studentenvisum. Zelfs bij zelf-gefinancierde stages die geen formeel onderdeel zijn van een opleiding, biedt een ondertekende overeenkomst juridische bescherming bij een geschil met het gastbedrijf.

Elke academische stage in Spanje valt binnen een specifiek juridisch kader, en het begrijpen daarvan voorkomt de twee meest voorkomende problemen: het ondertekenen van een document dat feitelijk niet geldig is, of het aangaan van een plaatsing die niet voldoet en de erkenning van studiepunten in gevaar brengt. Real Decreto 592/2014 (RD 592/2014) is de overkoepelende regelgeving voor externe academische stages aan Spaanse universiteiten. Het bepaalt wat een convenio de cooperación educativa moet bevatten, maakt onderscheid tussen curriculaire en extracurriculaire stages, stelt een maximum aan werkuren en beschrijft de verplichtingen van de tutor académico en de tutor de empresa.

Real Decreto-Ley 2/2023 heeft het landschap ingrijpend veranderd door vanaf januari 2024 registratie bij de Seguridad Social verplicht te stellen voor alle stagiairs, betaald of onbetaald. De bijdragen worden betaald door het gastbedrijf (bij betaalde stages) of door het gastbedrijf of de universiteit (bij onbetaalde stages), tegen een verlaagd tarief. Dit maakt van de stage geen arbeidsovereenkomst — de Training Agreement blijft het leidende document — maar het betekent wel dat elke stagiair nu een Seguridad Social-nummer heeft waarop bijdragen voor de stageperiode zichtbaar worden in het historico laboral.

De grootste oorzaak van vertraging in de startdatum van een stage is een te late voorbereiding van de Training Agreement. Universiteiten en nationale Erasmus+-agentschappen hanteren harde deadlines waar de tijdslijn voor het studentenvisum niet op wacht, en gastbedrijven — vooral kmo's — hebben doorlooptijd nodig om het document langs hun juridische afdeling te leiden. Onderstaande werkwijze weerspiegelt onze streefdoorlooptijd; reken een week extra buffer als je thuisuniversiteit papieren handtekeningen gebruikt in plaats van digitale, en twee weken extra als je gastbedrijf een bedrijvengroep is met een gecentraliseerde juridische afdeling.

Internationale kantoren van universiteiten en Spaanse consulaten wijzen Training Agreements af in verrassend hoge percentages — we zien dat 15-20% van de bij de eerste indiening ingediende overeenkomsten met correcties terugkomt. Vrijwel al deze gevallen komen neer op dezelfde handvol vermijdbare fouten. Door de overeenkomst voor het rondsturen ter ondertekening tegen deze lijst te controleren, bespaar je een volledige week aan heen-en-weer gestuur.

Of de stage betaald of onbetaald is, moet expliciet in de Training Agreement worden vermeld, samen met het exacte maandelijkse bedrag van de bolsa de ayuda al estudio (studietoelage) indien betaald. De typische Spaanse stagevergoeding ligt tussen € 300 en € 800 per maand voor fulltime plaatsingen, hoewel technische functies in Madrid en Barcelona regelmatig boven € 1.000 uitkomen. De vergoeding is geen salaris — het is een overdracht ter ondersteuning van studie — maar valt onder het verlaagde bijdrageregime van de Seguridad Social dat is ingevoerd door RD-Law 2/2023, en boven bepaalde drempels is de stagiair onderworpen aan een IRPF-inhouding van 2%.

Onbetaalde plaatsingen zijn legaal in Spanje wanneer ze curriculair zijn (onderdeel van de opleiding) of duidelijk gekoppeld zijn aan een formele Training Agreement. Ze zijn niet legaal als manier om betaald werk te vervangen. Als het gastbedrijf je vraagt de taken van een gewone werknemer uit te voeren zonder vergoeding, of de plaatsing overschrijdt de duurlimieten van RD 592/2014, dan kan de arbeidsinspectie de regeling herclassificeren als verkapt dienstverband (falsos becarios), met boetes tot € 225.000 voor het gastbedrijf.