¿Qué es un Training Agreement? — El documento esencial para tus prácticas en España.

El contenido de un Training Agreement está estandarizado en los programas de movilidad Erasmus+ y sigue de cerca el modelo de la Comisión Europea. Para prácticas universitarias ajenas a Erasmus+, la estructura es similar, pero el formato varía según la institución. En todos los casos, el documento debe identificar inequívocamente al estudiante, la organización de acogida, la institución supervisora y la finalidad educativa concreta de la estancia; una lista de tareas imprecisa o la falta de fechas son los motivos más comunes de rechazo por parte de las instituciones.

Para los participantes de Erasmus+, el Learning Agreement es un requisito indispensable del programa: sin él, no se desembolsa la beca Erasmus+ y la movilidad no se considera válida. Pero la exigencia va mucho más allá de Erasmus+. La mayoría de las universidades europeas fijan el Training Agreement como condición para otorgar créditos ECTS por el periodo de prácticas, y los consulados españoles lo solicitan habitualmente dentro de la documentación para el visado de estudiante. Incluso para prácticas autofinanciadas que no formen parte oficial de una titulación, disponer de un acuerdo firmado te protege legalmente ante cualquier discrepancia con la empresa.

Todas las prácticas académicas en España se rigen por un marco legal específico, y comprenderlo evita los dos problemas más habituales: firmar un documento que no sea válido o realizar unas prácticas que no cumplan la normativa y pongan en riesgo tus créditos. El Real Decreto 592/2014 (RD 592/2014) es la norma reguladora general de las prácticas académicas externas en las universidades españolas. Define lo que debe incluir un convenio de cooperación educativa, distingue entre prácticas curriculares y extracurriculares, limita el horario laboral y establece las obligaciones del tutor académico y del tutor de empresa.

El Real Decreto-ley 2/2023 cambió significativamente el panorama al exigir el alta en la Seguridad Social para todos los becarios, remunerados o no, desde enero de 2024. Las cotizaciones las paga la empresa de acogida (en prácticas remuneradas) o la empresa o universidad (en prácticas no remuneradas), con una cuota reducida. Esto no convierte las prácticas en un contrato de trabajo (el Training Agreement sigue siendo el documento regulador), pero sí implica que cada becario tiene un número de la Seguridad Social con sus cotizaciones reflejadas en su informe de vida laboral durante el periodo de prácticas.

La causa principal de los retrasos en la fecha de inicio de las prácticas es la preparación tardía del Training Agreement. Las universidades y las agencias nacionales de Erasmus+ imponen plazos estrictos que los visados de estudiante no esperan, y las empresas de acogida (especialmente las pymes) necesitan tiempo para tramitar el documento en su departamento jurídico. El flujo de trabajo siguiente refleja nuestro plazo estimado: añade una semana de margen si tu universidad de origen usa firma en papel en lugar de digital, y dos semanas si la empresa de acogida forma parte de un grupo corporativo con departamento legal centralizado.

Las oficinas internacionales universitarias y los consulados españoles rechazan un volumen sorprendente de acuerdos: entre el 15 y el 20 % de los Training Agreements iniciales requieren correcciones. Casi todos se deben a los mismos errores evitables. Revisar el acuerdo con esta lista antes de enviarlo a firmar te ahorrará una semana entera de gestiones.

Tanto si las prácticas son remuneradas como si no, debe constar explícitamente en el Training Agreement, junto con el importe mensual exacto de la bolsa de ayuda al estudio si es remunerada. El rango habitual de la bolsa en España es de 300 € a 800 € al mes para prácticas a tiempo completo, aunque los roles técnicos en Madrid y Barcelona suelen superar los 1000 €. La bolsa no es un salario —es una ayuda al estudio—, pero está sujeta al régimen de cotización reducido a la Seguridad Social introducido por el Real Decreto-ley 2/2023 y, por encima de ciertos umbrales, a una retención del IRPF del 2 % para el becario.

Las prácticas no remuneradas son legales en España cuando son curriculares (forman parte del grado) o están vinculadas claramente a un Training Agreement formal. No son legales como forma de sustituir trabajo remunerado. Si la empresa de acogida te pide realizar las tareas de un empleado ordinario sin asignación, o si las prácticas superan los límites de duración del RD 592/2014, la Inspección de Trabajo puede reclasificar la relación como empleo encubierto (falsos becarios), con multas de hasta 225.000 € para la empresa.